Wenn es dir wie den meisten Unternehmen geht, die Meetings, Messen, Roadshows, interne Veranstaltungen oder Zimmerkontingente buchen, kennst du vielleicht dieses Problem: Schon die Recherchephase raubt dir Zeit, Nerven und Fokus. Die Vielzahl an Informationen, fehlende Standards und unübersichtliche Angebote machen die Vorbereitung unnötig kompliziert – mit spürbarem Einfluss auf dein Kerngeschäft.

Dieser Gedanke kostet Unternehmen oft mehr, als sie ahnen. Zwischen Tagesgeschäft, Meetings und anderen Projekten bleibt die Eventplanung ein Nebenjob. Hinzu kommt: Die Welt der Hotels und Möglichkeiten ist so groß, dass kein Unternehmen alle Anbieter und deren Qualität kennen kann. Ebenso sind die Strategien der Hotels oft unbekannt – und genau diese entscheiden häufig darüber, ob ein Hotel überhaupt ein Angebot abgibt. Nicht selten führen ungeschickte oder unvollständige Anfragen zu unnötigen Absagen, obwohl es durchaus Wege gegeben hätte, das gewünschte Haus zu gewinnen. Wichtige Schritte werden verschoben, bis es zu spät ist. Dann ist die Auswahl begrenzt, viele Anbieter sind ausgebucht – und wer noch verfügbar ist, ruft oft höhere Preise auf.

Klingt sinnvoll – ist es aber nicht. Wer parallel viele Anbieter kontaktiert, löst nicht nur einen Angebotsmarathon aus, sondern verwässert auch die Kommunikation. Hotels investieren weniger Zeit in Anfragen, bei denen klar ist, dass viele Wettbewerber im Rennen sind. Die Folge: Statt Top-Konditionen gibt es oft Standardangebote – und kreative Lösungen bleiben aus. Hinzu kommt: Viele Angebote bedeuten auch viel Arbeit. Jedes Hotel muss zunächst recherchiert, kontaktiert und mit allen wichtigen Informationen versorgt werden. Zusätzlich rufen viele Hotels an, um die Anfrage zu qualifizieren und Rückfragen zu klären – je mehr Hotels angefragt werden, desto mehr solcher zeitintensiven Gespräche fallen an. Danach folgt der aufwendige Vergleich – oft mit unvollständigen oder unterschiedlich aufgebauten Angeboten. Das kostet wertvolle Zeit und Nerven, die du an anderer Stelle dringend brauchst.

Was intern eindeutig ist, kann extern ganz anders ankommen. Unterschiedliche Fachbegriffe, Prioritäten und Interpretationen führen zu Missverständnissen. Eine genaue Prüfung des Kleingedruckten findet selten statt. Vertragsklauseln werden nicht oder falsch verstanden – mit direkten Auswirkungen auf die Veranstaltungsorganisation oder den Ablauf. Teure Fehler tauchen häufig erst später auf: wenn etwa Services bezahlt werden, die nicht genutzt wurden, oder hohe Stornierungsgebühren anfallen. Der Gedanke „Wird schon passen“ führt dazu, dass viele Firmen den Vertrag nur überfliegen, im Vertrauen darauf, dass der Anbieter schon korrekt handelt und wissen wird, was wichtig ist. Angebote basieren dann auf Annahmen statt auf Fakten – und die Entscheidung fällt auf ein Angebot, das inhaltlich gar nicht dem tatsächlichen Bedarf entspricht.

Ohne einheitliche Angebotsstruktur wird der Vergleich zur Mammutaufgabe. Fehlende Details, unterschiedliche Kalkulationen und endlose Rückfragen fressen Zeit und Energie. Oft werden Äpfel mit Birnen verglichen – und am Ende entscheidet man sich für das vermeintlich günstigste Angebot, das aber nicht wirklich passt. Der Preis wird als wichtigstes Entscheidungskriterium genommen, ohne Qualität, Vertragsdetails oder enthaltene Services zu beachten. Verträge sind oft lang, undurchsichtig und komplex – und die tatsächliche Arbeitsweise des Veranstaltungsanbieters ist dem Kunden meist unbekannt. Während du mühsam die Angebote vergleichst, verlierst du wertvolle Zeit, die du eigentlich in die inhaltliche Planung und den gewünschten Erfolg der Veranstaltung investieren solltest. Das Ergebnis: Der kurzfristig günstig erscheinende Preis kann sich langfristig als teure Fehlentscheidung herausstellen.

Das Fehlen einer klaren Eventstrategie führt oft zu suboptimalen Ergebnissen. Du bist möglicherweise der Ansicht, dass eine detaillierte Strategie unnötig ist, da du dich auf frühere Erfahrungen und ein Standardkonzept verlässt. Diese Herangehensweise kann jedoch dazu führen, dass potenzielle Chancen ungenutzt bleiben und die Effizienz der Eventplanung leidet. Ein reines Verlassen auf die Vergangenheit oder auf generische Ansätze kann die Entwicklung innovativer Eventkonzepte verhindern. Ohne eine spezifische Strategie, die auf die individuellen Ziele und Zielgruppen zugeschnitten ist, ist es schwierig, den Erfolg von Veranstaltungen kontinuierlich zu verbessern. Dies kann langfristig zu einer Verschwendung von Ressourcen und einer geringeren Wirkung der Events führen.

Erfolgreiche Events entstehen nicht zufällig – sie sind das Ergebnis einer klaren Strategie, gezielter Vorbereitung und professioneller Umsetzung. Genau hier unterstützen wir dich.

Klare Strategie statt Bauchgefühl - Vielleicht denkst du, dass du schon weißt, was du willst – aber ohne ein detailliertes Briefing bleiben oft Chancen ungenutzt. Gemeinsam definieren wir deine Ziele, Rahmenbedingungen und Besonderheiten, damit jedes Angebot perfekt zu deinem Event passt und keine wichtigen Details übersehen werden.

EIN KONTAKT FÜR ALLE HOTELS - Du musst dich nicht stundenlang durch unzählige Anbieter klicken oder Angebote vergleichen, die am Ende nicht passen. Wir recherchieren gezielt, vergleichen Leistungen und prüfen jedes Detail. Danach bekommst du nur relevante Angebote, klar strukturiert in einem tabellarischen Angebotsvergleich, was dir eine schnelle und sichere Entscheidung ermöglicht. Und das alles mit nur einer Anfrage und einer zentralen Kontaktperson.

Qualität vor Masse - Mehr Anfragen bedeuten nicht automatisch bessere Angebote. Im Gegenteil: Sie kosten dich Zeit, Nerven und führen oft zu Standardkonditionen. Wir wählen gezielt die passenden Hotels und Locations aus, um für dich die besten Konditionen und kreativen Lösungen herauszuholen.

Missverständnisse ausschließen - Was für dich intern klar ist, kann bei Hotels ganz anders ankommen. Wir übersetzen deine Anforderungen in eine für Anbieter verständliche Sprache und klären alle offenen Fragen vorab. So stellst du sicher, dass das Ergebnis auch wirklich deinen Vorstellungen entspricht – ohne böse Überraschungen im Vertrag.

Mehr als nur der günstigste Preis - Ein vermeintliches Schnäppchen kann am Ende teuer werden, wenn wichtige Leistungen fehlen oder Zusatzkosten entstehen. Wir vergleichen nicht nur Preise, sondern auch Vertragsdetails, Leistungen und Service. So stellst du sicher, dass du langfristig die beste Lösung bekommst – und nicht nur kurzfristig sparst. Da unser Service für dich kostenfrei ist, bekommst du dies alles, ohne Mehrkosten für dein Unternehmen.